定单就是这样优化完成的

点击次数:130   更新时间2019-05-04     【关闭分    享:

  编者按从2008年末算起,我国的服装制造企业数量减少了将近一半,最近各行各业又在流行“产能过剩”,产能过剩当真是因为供给大大超出了需求吗?然而本报记者了解到,在深圳有一家服装公司从宣布金融危机至今不但未裁一个员工,相反还招了不少人。前不久公司还进行了整体装修,是什么法宝让它在这种环境下反转逆势呢?通过记者的层层调查发现,这家公司虽然具备行业普遍性,但它不同于其他公司的地方是,自己有一套非常严谨的生产定单操作流程。部门与人员之间环环相扣,互相配合,互相监督,定单就是这样优化完成的。

  带着对各个岗位工作职责的疑问,本报记者对各职能部门的主要负责人进行了深入的采访。据了解,这家公司分为业务部(也称跟单部)、采购部、船务部、技术部、生产部、财务部等相关部门。他们所在的各个岗位是如何传递定单这根“神奇魔棒”的呢?又是怎样一支独特的团队让企业蒸蒸日上的呢?

  Selina从事业务跟单工作有好几年了,她戏称自己是熟练工种。她告诉《中国产经新闻》记者:“我的职责是从接单一直负责到货物的出货整个过程。不管哪个部门都与我是紧密联系在一起的。行业里面的人称我们这个部门的人都是英语精英,因为要由我们来与外国客户沟通,了解其需求后形成定单,并把最终定单的要求翻译成中文传递给相关部门;此后还要进行指导、与相关人员配合、并监督相关部门去把定单传下去。”

  在采访过程中,Selina详细列举了三大职责:一是当客人有意向做板时,把客户的意愿准确翻译,并传达给到相关部门:比如,告诉采购部客户所要求的面料和辅料是什么样的,然后给板房传达做纸样的具体安排,接下来的任务诸如裁板、做样衣、查板、寄板给客人等等。Selina强调,从表面上看,这个工作似乎只充当了一个桥梁的作用,但对个人的综合素质都是一个非常全面的考验,包括沟通协调能力、团队精神、语言方式、灵活变通的能力等等。

  第二大职责是当我们初步做出来的样衣不能满足客户要求时,客户会要求做第二次、第三次,甚至第四次,第五次板来寄给客人参考。Selina提醒说,当然,在这个过程中我们需要密切跟进合同订单上的发货期限,并提醒所有参与的部门,确保样板的跟进及和客户沟通货期。当工厂赶不上客人要货期时,跟单需适时跟客户沟通,以确保大货正常出货。此外,当客人下单的同时,跟单要将样衣寄给工厂报加工价格。

  Selina告诉本报记者,操作完前面两大职责,一张订单的任务便可进入高潮部分了。第三大职责是当客人封板(是指客人最后一次确定的做工,款式,线色,洗水等全部都正确的样板。)时,我所要做的工作是将封板、生产制单、面辅料卡寄做货工厂安排生产大货。Selina向记者解释,所谓大货生产制单就是定单的面料、辅料、做工、款式、线色等相关信息的资料。同时,跟单需要做面辅料卡,它是反映面料、辅料质地、颜色等都正确的一个重要的信息。

  最后Selina总结道:跟单是杂家,同时也是精家。杂在每个环节自己都要清楚和跟进,精家是在与客人沟通和在定单的操作中,一定要有自己的技巧和熟练的技能。特别是在这种比较特殊的社会环境下,外单更不好做,客户会因为商品销售不景气而挑毛病,这时作为一个跟单就需要充当律师的角色,把相关定单的信息、细节的点滴和过程的发生摆出来,要学会拿出事实来辩论。要不断地创新,多做为客人设身处地的优先考虑,不断开拓自己的眼界,引领行业时尚。

  芦雪是这家公司专门负责采购女装面料的业务员,对于自己的工作职责,她非常详尽地向记者做了介绍:“当我接到业务跟单下达第一次做板的指令时,要根据指令中详细的要求去市场上采购面辅料安排做板。具体的采购技巧表现为个人能力,关键是在采购过程中,产品成本的高低与我的工作是息息相关的,所以这个岗位我们对行业的认知有很高的要求。

  此外,在采购过程中,工作效率显得非常重要。我们公司规定,如果是色布面料,我通常在两个工作日内完成,然后交到样板房去安排做板;但如果客户需要的是牛仔面料时,则可以在3个工作日内完成。因为行业里的人都知道,牛仔面料要效果是需要通过洗水工序才能完成的;还有一种情况是,如果客户需要的是特殊的牛仔面料,一般要在一个星期内完成采购任务。

  芦雪还说道,除了上述的3种情况外,也经常会碰到在市场上找不到客户所需要的那种面料,这个时候就要跟业务跟单及时反映情况,看是否可以代用其他面料安排做板。

  当进入大货操作时,意味着所有的工作基本在按部就班地进行。芦雪说,当我在接到业务跟单的相关定购面辅料的资料时,必须要在一至两个工作日内将资料输入电脑,然后再将面辅料寄给相关的供应商。下一步的关键工作则是,待供应商收到资料后采购需要求报价,协商做货期,付款方式(包括是否含税含运费,月结是30天,60天或90天)等一切协商达成一致时,采购需要即时做采购合同传真给供应商,督促供应商签字回传。

  当大货交期将至时,我还有一项重要工作,就是要对向供应商所提供的大货面辅料样的质量进行审核,如果认为没有问题后再交由业务跟单作最后批核,然后发货至工厂入库。当然,有时间大货量质量也是不“OK”的,这个时候我需要根据货期立即通知供应商跟进,同时,也要注意跟单是否会影响到大货交期,最关键的是为了确保产品的质量要求,是否能取得客户的同意推迟货期。

  听完这些,记者的第一感觉是锁碎繁杂,而她却表示,所谓术业有专攻,如果打算从事这份工作的话,就需要对自己的定位非常明确,了解商家和市场行情是作为一个行家必备的素质,其次要了解国外市场的需求和变化,不断更新知识来培养市场敏感度,以便于做到真切地为客户服务。要不断地开发新的市场为客人寻找物美价廉的能适应变化潮流的商品,使客户的商品面向市场也更具竞争力。

  等订单的“接力棒”转到制板房的时候,就意味着定单的前期准备工作基本就绪了,而接下来是如何去打造一个完美的样衣,才是赢得客户认可、成就订单的关键。这家公司的板房主管贺显君兴奋地对记者说,每当看到外国街头店铺挂着的、人们穿着我们亲手做的衣服时,那般自豪胜于一切辛苦。

  在服装行业里,我们把制板房里的岗位简单分为3块。纸样房、裁床还有车板室,如何能使布样利用得尽可能多,关系着成批生产的整体成本,也是考验工人师傅们业务水平的标准。据贺显君介绍,纸样师傅接到业务跟单的指示后要安排做头板,第二次板,第三次板等。贺显君进一步说道,做板过程中会出现这样那样的问题,例如,拉链的长度需要由纸样师傅报给采购部,等样板封板时,纸样师傅需要根据封板的基本尺寸调整过后,放出样板的齐码尺寸给业务跟单,待跟单得到客户的认可,并接到确认通知后,方可把大货齐码尺寸、纸样等发到工厂安排大货生产。

  同时,还有一项重要工作也要跟进,据贺显君介绍,排唛架等把样板的单件用量等核算完毕放出大货总需的面辅料报给跟单部门和采购及相关部门订购。大货生产前的准备工作,纸样师傅需要与工厂时刻追踪洗水头缸效果及尺寸,物料数量等保持一致以便大货的顺利进行。

  此外,裁床师傅的主要工作被形容为“真枪实弹”的精细活。在面料到位的情况下,他们要根据纸样师傅的纸样,用那巧夺天工的创造之手,将一大块布样切成零碎件,再一片片交给第三棒——车板工手上。

  相对于纸样师傅、裁床师傅而言,车板工的工作就显得顺利得多,贺显君告诉记者,车板工要根据所裁的布料样,用业务跟单所提供的样衣或图片来安排做样板。在凌乱的制板房里,贺显君颇有感触地说,在这个天堂里生活,我们心里都明白,应该用心去做好每一件衣服,才能换得更多定单。他们大都有七八年,甚至十来年的经验。在这里,公司给他们最大、最优的平台让其实现自己的价值,一家人不说两家话,他们会以最大的投入,认真、用心、负责的方式去回报公司。每分每秒,世界的每个角落都有一些美丽在绽放,其实他们便是那些美丽的“原始缔造者”。

  本报记者进一步采访时了解到,在这个公司里还有“质量警察”。据质检主管李杰透露,当他从业务跟单手中接到大货开始进行时,需要把多道“关”。

  第一道“关”需要确认面辅料的到位情况,当面辅料到生产工厂后,须即时拿仓库发料清单与工厂清点核实所到物料的数量、颜色等是否正确,无误后交由工厂签字确认,如有问题则需与仓库沟通即时解决。

  第二道“关”是确认无误后,要敦促工厂试百家衣与缩水率,并填写缩水报告结果并传真给技术部(板房)相关人员商讨是否要进行大货样修改。

  第三道“关”则要根据货期即时查收追踪业务跟单封板,大货制单、面辅料卡、大货纸样等与大货相关的各种生产资料。

  至于第四道“关”,李杰表示,越到最后越不可疏忽,当收到资料后要逐一核对,当发现有问题的地方时,要严格填写大货疑义咨询报告交由业务部、技术部、采购部等相关部门协商。顺利完成后,工厂需根据相关资料做一次产前板给业务跟单批核。当制单、纸样、封板确认无误,面料检验、辅料检验合格,产前板测试合格,唛架用量即一件衣服的单件用量确认后,填写开裁说明报业务等相关部门批开裁,后方可开始生产大货。

  记者注意到,质检的工作内容可谓有板有眼。李杰还表示,在此过程中,要注意在开裁前七天内须做大货头缸板并寄样板给跟单批核,即试大货洗水的“手感,颜色及洗水效果”能否与封板保持一致。

  大货生产进入包装前须将船头板,即将要出货的样板寄到业务跟单审批,只有经过业务跟单批核后的船头板才能安排走大货。大货的包装,数量等相关信息要与业务跟单核对清楚,大货走后七天内做好相关的开支账单等交由公司财务。最后李杰称,他们所做的工作都是督促、检查,所以这样看来不愧是“质量警察”。

  与海关直接联系的部门成员是船务部,从事了多年船务工作的曾凯告诉记者,他主要负责货物顺利出口的相关文件、处理大大小小的单据。曾凯说:“我们日常工作是与业务跟单沟通,有多少批货要出,了解之后来决定多大的柜装运货物?定哪班船或者航班?船务需提前把货物的相关资料提前一周寄给商检部门。同时,报关资料要截关前3到5天寄给报关行。

  等大货都装船之后,船务还要跟踪银行,目的是为了追到期客户应支付的回款。他指出:别看事情这么简单,每一步学问都不少,要特别仔细,自己要像显微镜,不能有任何错误,否则会给定单带来很多不必要的麻烦和损失。

  在金融危机的压力下,这家服装外贸公司以独特的经营理念、业务流程来引领时尚,虽然它不一定是最优秀的资源岗位配置,但它适时调整、更新却让企业的发展风雨无阻,这是不争的事实,那么对于其他服装制造企业来说它也是一条难得的经验。